Dal gennaio 2019 tutti i titolari di Partita Iva hanno l’obbligo di fatturare in formato elettronico tramite il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Le istruzioni in una Guida sul sito della stessa Agenzia. 

Il prossimo gennaio la fatturazione elettronica per le Partite Iva italiane compirà due anni.

In realtà la fatturazione elettronica è un po’ più grandicella, perché ha iniziato a essere utilizzata nel giugno 2014 per i rapporti economici tra pubblica amministrazione e fornitori.

Con il gennaio 2019, però, l’obbligo di fatturazione elettronica si è esteso a tutti i rapporti commerciali e di fornitura sia tra Partite Iva (B2B, Business to Business) sia verso clienti privati (B2C, Business to Consumer).

La trasmissione e la ricezione delle fatture in formato digitale avviene tramite il Sistema di Interscambio (Sdi), la piattaforma messa a disposizione dal Ministero dello Sviluppo economico, tramite la quale le fatture vengono trasmesse all’Agenzia delle Entrate e da questa consegnate ai destinatari.

Sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica le Partite Iva in regime forfettario agevolato o in regime fiscale di vantaggio.

Queste ultime possono comunque decidere di utilizzare le e-fatture. 

Anzi, per i regimi forfettari che hanno scelto la fatturazione elettronica è previsto un regime premiale: il termine di decadenza per la notifica degli avvisi di accertamento è ridotto di un anno, ossia a quattro anni anziché agli ordinari cinque. 

La Guida dell’Agenzia delle Entrate per le nuove Partite Iva

Se stai per aprire una Partita Iva, una delle tue prime incombenze sarà quella di informarti e organizzarti per poter emettere (e ricevere) fatture in formato elettronico.

Le regole su formato, modalità di trasmissione, ricevimento e conservazioni delle fatture sono contenute nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018, pubblicato sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Se vuoi fruire però di un testo meno burocratico, che passa in rassegna e spiega tutta la procedura, ti consigliamo la Guida online messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate stessa.

La Guida chiarisce in apertura come i contenuti della e-fattura non siano sostanzialmente diversi da quelli della fattura cartacea. 

La diversità più importante, oltre al fatto di essere documenti elettronici, sta nella modalità di consegna tramite il Sistema di Interscambio.

Lo Sdi non si limita a consegnare ma opera, in partenza, alcuni importanti controlli sulla correttezza dei documenti.

Infatti:

  • verifica se la fattura contenga i dati obbligatori ai fini fiscali e l’indirizzo telematico (il “codice destinatario” o un indirizzo di posta certificata) del destinatario;
  • controlla che la Partita Iva del fornitore e la Partita Iva o il Codice Fiscale del cliente siano esistenti.

Diciamo che lo Sdi è una sorta di postino che non solo consegna ma controlla anche la regolarità formale e gli indirizzi della corrispondenza. 

A chi utilizza lo Sdi l’Agenzia delle Entrate offre un servizio di archiviazione delle fatture.

Puoi trovare altre informazioni sul tema fatture nell’articolata sezione delle FAQ dell’Agenzia delle Entrate.

Per fatturare elettronicamente tramite lo Sdi si trovano in commercio numerosi software, oltre a quello messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate stessa.

Una ragazza sembra smarrita tra faldini di documenti, meglio scegliere la fatturazione elettronica - studio caruggi gallarate

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I vantaggi della fatturazione elettronica

La Guida dell’Agenzia delle Entrate dedica un ampio paragrafo alla presentazione dei  vantaggi della fatturazione elettronica.

Il primo e più evidente è il risparmio in carta, costi di stampa e tempo per la spedizione e l’archiviazione.

Da considerare anche il fatto che il formato elettronico (più precisamente, si tratta di file XML – eXtensible Markup Language) consente la contabilizzazione dei dati contenuti, riducendo gli errori dovuti all’inserimento manuale.

La Guida elenca poi tre importanti vantaggi fiscali:

  • per le Partite Iva in regime di contabilità semplificata viene meno l’obbligo di tenere i registri Iva;
  • per le Partite Iva che emettono e ricevono solo fatture elettroniche, ricevendo ed effettuando pagamenti in modalità tracciata sopra il valore di 500 euro, i termini di accertamento fiscale sono ridotti di 2 anni;
  • chi emette le fatture, ma anche i clienti finali, possono consultare e avere copia delle proprie fatture elettroniche, emesse e ricevute, attraverso il servizio online dell’Agenzia delle Entrate.

Ai regimi forfettari conviene la fatturazione elettronica?

Abbiamo già accennato alla premialità riservata ai regimi forfettari che optano per la fatturazione elettronica e relativa ai termini di decadenza per la notifica degli accertamenti fiscali.

A questa vanno aggiunti i vantaggi comuni a tutte le Partite Iva: meno carta, meno spese, meno consumi, contabilità più precisa.

Un aspetto che i regimi forfettari dovrebbero però tenere presente è che la pubblica amministrazione e molte imprese lavorano solo con fornitori che emettono e-fatture.

Per un professionista o un freelancer non scegliere la fatturazione elettronica equivarrebbe quindi a rinunciare a un’ampia fetta di mercato. 

Attenzione agli aggiornamenti informatici

L’Agenzia delle Entrate è intervenuta con il provvedimento n.166579/2020 del 20 aprile 2020, con il quale sono state aggiornate le specifiche tecniche del tracciato xml della fattura elettronica ed è stato rivisto il loro calendario di utilizzo.

La nuova versione 1.6.1 sostituisce la precedente versione 1.6, approvata con provvedimento n. 99922 del 28 febbraio 2020.

Le nuove specifiche tecniche potranno essere utilizzate per la predisposizione dei file xml dal 1° ottobre 2020, mentre il loro utilizzo diventerà obbligatorio dal 1° gennaio 2021. 

Quindi fino al 31 dicembre 2020 potrà essere utilizzata la versione 1.5, al momento in vigore.

La versione 1.6.1. introduce nuove tipologie di documenti e dettaglia in modo più approfondito alcune operazioni.

Attenzione, quindi, per chi già usa la fatturazione elettronica ad aggiornare per tempo il software in uso. 

L’informatica non è il tuo forte? Affida la tua fatturazione elettronica a un esperto

Se, anche dopo aver consultato la Guida dell’Agenzia delle Entrate, ti senti intimorito dall’apparato informatico che serve per gestire la fatturazione elettronica, non preoccuparti.

La normativa ti consente di avvalerti del supporto di un esperto.

Se svolgi la tua attività in provincia di Varese, il nostro Studio di commercialisti in Gallarate è a tua disposizione per aiutarti nell’avvio della tua nuova attività imprenditoriale in tutti i suoi aspetti e anche per quanto riguarda la fatturazione elettronica.

Ti forniremo un software idoneo e ti insegneremo a utilizzarlo. 

Con il tuo consenso, potremo accedervi per correggere eventuali errori o per risolvere dubbi e incertezze.

E se proprio l’informatica per te è un tabù, provvederemo noi a emettere le tue fatture e a ricevere quelle dei tuoi fornitori, mettendole a tua disposizione tramite uno sportello online.

Potrai così dedicarti con più serenità alla tua nuova avventura di imprenditore.